Das Problem: Der Kipppunkt

Ein größeres mittelständisches Unternehmen mit rund 1200 Mitarbeitenden in der Branche Mobilität steht unter hohem Innovationsdruck. Die Fachbereiche entwickeln ständig neue Anforderungen und Projekte – die interne IT soll liefern, möglichst schnell und flexibel.

Was formal auf Augenhöhe gedacht war, hat sich informell zu einem unausgewogenen hierarchischen Verhältnis entwickelt: Die IT wird als reiner Dienstleister gesehen, nicht als strategischer Partner der Digitalisierung.

Anforderungen erreichen die IT in großer Zahl und mit unterschiedlicher Qualität. Häufig sind sie unklar formuliert, Verantwortlichkeiten verschwimmen, Prioritäten ändern sich kurzfristig. Fachbereiche erwarten schnelle Lösungen, ohne die notwendigen Entscheidungen mittragen zu wollen. Schnittstellen sind unklar, die Kommunikation läuft oft über persönliche Beziehungen statt definierter Prozesse.

Die Folgen: Überlastung, Frustration und gegenseitige Schuldzuweisungen. Die IT fühlt sich fremdgesteuert und nicht verstanden. Die Fachbereiche wiederum erleben die IT als langsam, kompliziert und nicht kundenorientiert.

Ein tief verankertes Muster hat sich etabliert, das auf subtile Weise die Zusammenarbeit blockiert: Fachbereiche entscheiden, IT soll machen – Verantwortung wird nicht geteilt.

Die Probleme eskalieren als wichtige Digitalisierungsprojekte an der Komplexität der Gesamtarchitektur scheitern.

Ziel und Lösungsansatz

Mit einem Wechsel im Vorstand wird das Thema erstmals klar benannt und eine Organisationsanalyse beauftragt. Es wird deutlich, dass die strukturelle Überlastung der IT und die zunehmenden Spannungen mit den Fachbereichen nicht durch Effizienzmaßnahmen oder neue Tools gelöst werden können. Es braucht ein gemeinsames Verständnis von Rollen, Verantwortung und Prioritäten – und den Mut, kulturelle Muster offenzulegen, die bislang unausgesprochen blieben. Es fehlt an einem gemeinsamen ernst genommenen Verständnis von Rollen, Verantwortung und Zusammenarbeit.

Ziel des Projekts ist es, das Verhältnis zwischen IT und Fachbereichen grundlegend neu zu justieren: weg von einem reaktiven Dienstleisterverständnis hin zu einer partnerschaftlichen, gemeinsamen Verantwortung für Umsetzungserfolg.

Wir werden beauftragt, die kulturellen Dynamiken zu analysieren, die die Schieflage aufrechterhalten – und Wege zu entwickeln, wie IT und Fachbereiche wieder zu gleichwertigen Partnern werden können.

KI-gestützt erfassen wir Wahrnehmungen und leiten Wirkungen ab. Zunächst werden die wiederkehrenden Spannungsfelder zwischen IT und Fachbereichen sichtbar gemacht. In Interviews, Musteranalysen und einem auf dieser Basis individuell entwickelten Prozess werden zentrale Spannungsfelder herausgearbeitet:

• Fachbereiche erleben die IT als Bremse – die IT erlebt die Fachbereiche oft als impulsgetrieben und fachlich unscharf.
• Fachbereiche entscheiden informell – IT kompensiert formal.
• Beide Seiten handeln und optimieren lokal, aber scheitern gemeinsam.

Im Dialog mit der Geschäftsführung werden die Spannungen offengelegt und in systemische Zusammenhänge übersetzt: Wo fehlen verbindliche Entscheidungswege? Welche Strukturen fördern Überforderung? Wo braucht es Klarheit statt Beschleunigung?

Darauf aufbauend werden gemeinsam Prinzipien für die zukünftige Zusammenarbeit entwickelt:

• Klare Verantwortung: Fachbereiche benennen und priorisieren Anforderungen und konkretisieren die Zusammenhänge agil und kollaborativ mit der IT – die IT erarbeitet eine belastbare technische und zeitliche Machbarkeit, die technische Kontextbedingungen integriert und fachliche Entscheidungen unterstützt. So entsteht ein gemeinsamer Entscheidungsrahmen, in dem technologische Realitäten und fachliche Ziele transparent aufeinander bezogen werden.
• Verbindlichkeit: Entscheidungen werden multiperspektivisch und kollaborativ vorbereitet, die Entscheidungsverantwortung erfolgt in einem gemeinsamen Gremium, Vereinbarungen werden belastbar gehalten
• Transparente Kommunikation: Zusammenarbeit erfolgt in festgelegten Formaten, nicht über persönliche Netzwerke. Vertrauen wird Schritt für Schritt gestärkt.

So entsteht aus einem kulturellen Gegeneinander ein abgestimmtes Miteinander – mit gemeinsamer Verantwortung für Prioritäten, Geschwindigkeit und nachhaltige Umsetzungserfolge in der digitalen Transformation.

Das Ergebnis

Nach wenigen Monaten zeigen sich erste spürbare Veränderungen: Fachbereiche und IT begegnen sich mehr und mehr auf Augenhöhe.

Anforderungen werden heute früher, strukturierter und gemeinsam formuliert. Fachliche und technische Sichtweisen fließen in Entscheidungen ein, bevor Arbeit beginnt – nicht erst, wenn Probleme auftreten.

Die IT erlebt Entlastung durch klare Priorisierung und nachvollziehbare Entscheidungswege, während die Fachbereiche mehr Transparenz und Planbarkeit gewinnen. Die Zahl paralleler Initiativen sinkt, die Umsetzungsgeschwindigkeit steigt dort, wo Anforderungen sauber aufgesetzt sind.

Auch kulturell hat sich etwas verschoben: Statt gegenseitiger Zuschreibungen („die Langsamen“, „die Chaotischen“) wird offener über wechselseitige Abhängigkeiten gesprochen. Vertrauen wächst, weil Vereinbarungen eingehalten und Spannungen früh adressiert werden.